Hướng dẫn cách viết Email đúng chuẩn và chuyên nghiệp

calendar 31/08/2021 user Đăng bởi: Hà Thu

Ngày nay, dùng Email đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Thế nhưng, cách viết Email đúng chuẩn và chuyên nghiệp không phải ai cũng làm được.

Bài viết dưới đây, chuyên trang sẽ hướng dẫn cách viết Email có Format chuẩn chỉ, cùng tìm hiểu nhé bạn!

Cách viết Email có Format chuẩn chỉ, chuyên nghiệp

Khi bạn viết Email, điều tối thiểu cần tuân thủ theo Format chuẩn như sau:   

Nội dung Email phải ngắn gọn, súc tích và trình bày rõ ràng các ý

-          Người nhận: Gửi đúng người nhận, biết dùng công cụ thêm người nhận thư(CC và BCC).

-          Chủ đề: Ngắn gọn và súc tích nhất. Khi đọc Email của bạn phần này xuất hiện trước trong Inbox người nhận.

-          Nội dung:

+ Lời chào: Chào Anh/Chị …; Kính gửi:….

+ Nội dung chính: Nội dung súc tích, ngắn gọn và trình bày rõ ràng các ý. Nếu cần bạn có thể dùng font chữ phù hợp. Chẳng hạn như in đậm ý chính hay dùng màu sắc khác các phần text khác…

+ Chữ ký: Nên nói lời cảm ơn, đơn vị, thông tin cá nhân để người nhận Email dễ dàng liên hệ.

+ File đính kèm(nếu có).

Dùng Email như thế nào được gọi là lịch sự, văn minh

Dân gian ta thường có câu tục ngữ “trước khi nói phải uốn lưỡi bảy lần”. Tương tự như lời nói, trước khi bạn gửi Email hãy kiểm tra kỹ càng. Dưới đây là nguyên tắc ứng xử văn minh trong thư điện tử công sở:

Viết Email ngắn gọn và dễ hiểu

-          Sau khi bạn nhận được hãy trả lời Email ngay.

-          Nếu cần suy nghĩ, cân nhắc bạn nên có một Email phản hồi ngắn gọn để thông báo cho người gửi. Chẳng hạn như sẽ trả lời cụ thể sau, đã nhận được thư điện tử. Nên cảm ơn, nhất là thư bạn nhận từ địa chỉ mình nhờ giúp đỡ, dù kết quả có ra sao.

-          Chủ đề cần nhấn mạnh, bởi đó chính dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được.

-          Lời tốt đẹp chỉ cần thêm vài nhịp gõ trên bàn phím. Điều này cũng phần nào chứng tỏ thiện ý trong Email.

-          Câu cú Email thường không giống với SMS. Trường hợp tư điện tử trong giao dịch đối tác hoặc mối quan hệ chưa thân mật, bạn nên cẩn trọng tránh viết tắt, những từ ngữ biểu cảm suồng sã. Đặc biệt phải viết bằng tiếng Việt có dấu.

-          Viết Email phải bảo đảm ngắn gọn và dễ hiểu.

-          Phản hồi cho mọi người có trong danh sách nhận Email(Reply All).

-          Gửi đúng người nhận.

3 mẫu Email thông dụng nhất hiện nay

Ngay sau đây, chuyên trang sẽ cung cấp 3 mẫu Email thông dụng nhất hiện nay, hãy tìm hiểu thôi nào:

Với Email lần đầu tiên gửi cho người khác

Chủ đề: “Về việc (nêu công việc cụ thể nhưng ngắn gọn)”.

Chào anh A,(ghi tên cụ thể, không nên Dear anh/chị).

Em là… tới từ(cơ quan hoặc đoàn thể tương ứng). Em có được Email của anh do chị B bên công ty D giới thiệu. Em viết Email này là để(nêu công việc cần thảo luận).

Về việc A,…

Về vấn đề B….

Tuy nhiên, một khúc mắc xảy ra là…

Cho nên, em đề xuất mình có thể….

Bước tiếp theo, mong anh gửi em…. Nếu có cần thêm bất cứ thông tin, anh cứ nói với em hoặc có gì gấp anh gọi trợ lý/em tại….

Mong rằng sớm nhận được phản hồi từ anh.

Cảm ơn anh,

(Tên)

Trả lời Email từ đối phương

Gửi anh D,

Cảm ơn Email của anh. Về những vấn đề anh đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc C,…

Về việc D,…

Để có thể tiến hành…, xin anh phản hồi giúp em những điểm như sau:

1. Câu hỏi

2. Câu hỏi

Khi nhận được thông tin trên từ anh, bước tiếp theo của em là…

Mong nhận được phản hồi của anh trước ngày … để có thể kịp tiến hành… đúng hạn.

Email này có cc chị B và bạn A tới từ phòng ban… để trả lời cho anh về vấn đề C nếu anh có thêm yêu cầu. Cảm ơn anh.

Thân gửi,

(Tên)

Trả lời Email theo dạng Follow-up

Gửi chị B,

Em là… ở bên(cơ quan hoặc đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email xin được Follow-up về vấn đề…

Em cần chị phản hồi về vấn đề… gửi cho em… để tiến hành… trước ngày xx/xx.

Email trước em cũng đã forward phía dưới để giúp chị tiện xem lại. File đính kèm trong email là giấy tờ I, Q, E.

Mong rằng nhận được phản hồi từ chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

Trước khi gửi bạn nên check list để dò lại Email

Dưới đây là một số vấn đề bạn cần thực hiện trước khi gửi:

Trước khi gửi bạn nên check list để dò lại Email

-          Email nêu ra hay đã giải quyết được vấn đề chính rõ ràng chưa?

-          Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu cụ thể cho bước tiếp theo?

-          Tên đã đúng chưa?

-          Còn thành viên nào trong cc nhưng chưa được giới thiệu?

-          File đính kèm đã đủ và đúng chưa?

-          Có lỗi chính tả không?

-         

Theo Tapchidoanhnhan.org

4.9/5 (101 votes)

12 07/25

Lễ hội Khô già già: Văn hóa đặc sắc của người Hà Nhì

Lễ hội Khô già già được ví là hội cầu mùa lớn nhất của người Hà Nhì đen. Nhằm cầu mong người an vật thịnh, mùa màng bội thu, cuộc sống ấm no, hạnh phúc.

10 07/25

Tại sao cờ trắng là biểu tượng của sự đầu hàng?

Cờ trắng được công nhận rộng rãi là biểu tượng của sự đầu hàng, hòa bình, hoặc yêu cầu ngừng chiến trong nhiều nền văn hóa và lịch sử. Tuy nhiên, nguồn gốc và lý do tại sao cờ trắng trở thành biểu tượng này không phải lúc nào cũng rõ ràng. Dưới đây là những yếu tố giải thích tại sao cờ trắng lại được sử dụng để thể hiện sự đầu hàng:

08 07/25

Bad Girl là gì? Cách nhận biết Bad Girl

"Bad Girl" là một thuật ngữ tiếng Anh, thường được sử dụng để mô tả một người phụ nữ có cá tính mạnh mẽ, nổi loạn và đôi khi phá vỡ các quy tắc xã hội thông thường. Thuật ngữ này mang nhiều sắc thái khác nhau, từ tích cực đến tiêu cực, tùy thuộc vào cách nhìn nhận của từng người. Dưới đây là định nghĩa chi tiết về "Bad Girl" và cách nhận biết họ:

06 07/25

bad boy là gì? Những điều bạn cần biết về bad boy

"Bad boy" là một thuật ngữ tiếng Anh, thường được sử dụng để mô tả một người đàn ông có hành vi hoặc phong cách nổi loạn, khác biệt so với chuẩn mực xã hội thông thường. Tuy nhiên, ý nghĩa cụ thể của "bad boy" có thể thay đổi tùy theo ngữ cảnh. Dưới đây là các khía cạnh phổ biến về khái niệm này:

04 07/25

Cách liên hệ Agoda, tổng đài Agoda, hỗ trợ CSKH tư vấn giải đáp thắc mắc

Agoda là một trong những nền tảng đặt phòng khách sạn và dịch vụ du lịch trực tuyến phổ biến trên toàn cầu. Nếu bạn cần hỗ trợ từ Agoda để giải đáp thắc mắc, khiếu nại hoặc tư vấn về đặt phòng, bạn có thể liên hệ với họ qua các kênh sau

02 07/25

Loạn luân là gì? Các dạng quan hệ loạn luân và trách nhiệm pháp lý

Loạn luân (tiếng Anh: Incest ) là thuật ngữ dùng để chỉ mối quan hệ tình dục hoặc hôn nhân giữa những người có quan hệ huyết thống gần gũi trong gia đình, hoặc giữa những người có mối liên hệ gắn bó về mặt sinh học. Những mối quan hệ này thường bị xã hội và pháp luật cấm vì nhiều lý do, bao gồm cả khía cạnh đạo đức, văn hóa, tôn giáo và khoa học.

30 06/25

Toàn cầu hóa kinh tế là gì? Lợi ích của toàn cầu hóa kinh tế

Toàn cầu hóa kinh tế là một quá trình trong đó các nền kinh tế của các quốc gia trên thế giới ngày càng trở nên phụ thuộc và liên kết chặt chẽ với nhau thông qua thương mại quốc tế, đầu tư nước ngoài, di chuyển lao động, công nghệ và dòng chảy tài chính. Đây là một khía cạnh quan trọng của toàn cầu hóa nói chung, phản ánh sự hội nhập và tương tác kinh tế ngày càng sâu rộng giữa c�

28 06/25

Rắn độc: Cách nhận biết và phương pháp sơ cứu khi bị cắn

Rắn độc sinh sản, phát triển mạnh vào mùa mưa. Để giảm tác hại của nọc rắn với cơ thể, khi bị cắn, ngoài phương pháp sơ cứu, triệu chứng cũng nên tìm hiểu cách phân biệt các loại rắn nguy hiểm.

26 06/25

Các loại di chúc được pháp luật công nhận

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, di chúc là sự thể hiện ý chí của cá nhân nhằm chuyển tài sản của mình cho người khác sau khi chết. Pháp luật công nhận hai hình thức di chúc chính: di chúc bằng văn bản và di chúc miệng , với các loại cụ thể như sau:

24 06/25

Mini Series Hơi Ấm Vùng Cao – Câu Chuyện TGXCĐ Đến Với Bắc Bình

Mini Series “Hơi ấm vùng cao" tái hiện những khoảnh khắc xúc động tại xã Phan Tiến. Nơi đó, yêu thương chạm đến từng ánh mắt trẻ thơ trong veo.

22 06/25

Tại sao đàn ông lại sợ vợ?

"Sợ vợ" là một khái niệm phổ biến trong văn hóa và xã hội, đặc biệt ở các nước Á Đông như Việt Nam. Tuy nhiên, "sợ vợ" không nhất thiết mang ý nghĩa tiêu cực mà thường phản ánh sự tôn trọng, yêu thương hoặc các yếu tố tâm lý, văn hóa, xã hội khác. Dưới đây là những lý do phổ biến giải thích tại sao đàn ông lại "sợ vợ":

20 06/25

Petrodollar là gì? Vai trò của Petrodollar trong nền kinh tế toàn cầu

Petrodollar là thuật ngữ dùng để chỉ đồng đô la Mỹ (USD) được sử dụng trong các giao dịch mua bán dầu mỏ trên thị trường quốc tế. Đây là một khái niệm quan trọng trong kinh tế và chính trị toàn cầu, phản ánh vai trò trung tâm của đồng đô la Mỹ trong hệ thống tài chính quốc tế và ngành công nghiệp năng lượng.

18 06/25

Pháp Thế Thuật của Hàn Phi Tử là gì?

Pháp Thế Thuật là một trong những tư tưởng quan trọng của Hàn Phi Tử , một nhà tư tưởng nổi tiếng thời Chiến Quốc (475–221 TCN) ở Trung Quốc. Hàn Phi Tử được coi là người sáng lập của trường phái Pháp gia , tập trung vào việc xây dựng một hệ thống quản lý xã hội và chính trị dựa trên luật pháp nghiêm minh. Tư tưởng của ông kết hợp ba yếu tố chính: Pháp (法) , Thế (勢) , và Thuậ

16 06/25

Điểm tín nhiệm xã hội và xếp hạng công dân của Trung Quốc là gì?

Điểm tín nhiệm xã hội (Social Credit Score) và xếp hạng công dân (Citizen Ranking) của Trung Quốc là một hệ thống giám sát và đánh giá do chính phủ Trung Quốc triển khai nhằm mục đích quản lý hành vi của các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức trong xã hội. Hệ thống này được thiết kế để khuyến khích các hành vi "tốt" và trừng phạt các hành vi "xấu", dựa trên các tiêu chí mà chính phủ đặt ra

14 06/25

TGXCĐ Phục vụ xe điện tại sự kiện khởi công cầu đi bộ vượt Sài Gòn

TGXCĐ phục vụ 10 xe điện thuê cho sự kiện khởi công cầu Sài Gòn. Phương tiện đưa đón khách tham gia sự kiện, thúc đẩy giao thông xanh, bảo vệ môi trường.

12 06/25

Động đất là gì? Tại sao lại có động đất?

Động đất (tiếng Anh: Earthquake ) là hiện tượng rung động hoặc chấn động mạnh xảy ra trên bề mặt Trái Đất. Nó thường được gây ra bởi sự giải phóng đột ngột năng lượng tích tụ trong lòng đất, tạo ra các sóng địa chấn lan truyền qua đá và bề mặt Trái Đất. Kết quả là, con người cảm nhận được sự rung lắc, có thể gây ra thiệt hại về tài sản và thậm chí đe dọa tính mạng