Hướng dẫn cách viết Email đúng chuẩn và chuyên nghiệp

Ngày nay, dùng Email đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Thế nhưng, cách viết Email đúng chuẩn và chuyên nghiệp không phải ai cũng làm được.

Bài viết dưới đây, chuyên trang sẽ hướng dẫn cách viết Email có Format chuẩn chỉ, cùng tìm hiểu nhé bạn!

Cách viết Email có Format chuẩn chỉ, chuyên nghiệp

Khi bạn viết Email, điều tối thiểu cần tuân thủ theo Format chuẩn như sau:   

Nội dung Email phải ngắn gọn, súc tích và trình bày rõ ràng các ý

-          Người nhận: Gửi đúng người nhận, biết dùng công cụ thêm người nhận thư(CC và BCC).

-          Chủ đề: Ngắn gọn và súc tích nhất. Khi đọc Email của bạn phần này xuất hiện trước trong Inbox người nhận.

-          Nội dung:

+ Lời chào: Chào Anh/Chị …; Kính gửi:….

+ Nội dung chính: Nội dung súc tích, ngắn gọn và trình bày rõ ràng các ý. Nếu cần bạn có thể dùng font chữ phù hợp. Chẳng hạn như in đậm ý chính hay dùng màu sắc khác các phần text khác…

+ Chữ ký: Nên nói lời cảm ơn, đơn vị, thông tin cá nhân để người nhận Email dễ dàng liên hệ.

+ File đính kèm(nếu có).

Dùng Email như thế nào được gọi là lịch sự, văn minh

Dân gian ta thường có câu tục ngữ “trước khi nói phải uốn lưỡi bảy lần”. Tương tự như lời nói, trước khi bạn gửi Email hãy kiểm tra kỹ càng. Dưới đây là nguyên tắc ứng xử văn minh trong thư điện tử công sở:

Viết Email ngắn gọn và dễ hiểu

-          Sau khi bạn nhận được hãy trả lời Email ngay.

-          Nếu cần suy nghĩ, cân nhắc bạn nên có một Email phản hồi ngắn gọn để thông báo cho người gửi. Chẳng hạn như sẽ trả lời cụ thể sau, đã nhận được thư điện tử. Nên cảm ơn, nhất là thư bạn nhận từ địa chỉ mình nhờ giúp đỡ, dù kết quả có ra sao.

-          Chủ đề cần nhấn mạnh, bởi đó chính dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được.

-          Lời tốt đẹp chỉ cần thêm vài nhịp gõ trên bàn phím. Điều này cũng phần nào chứng tỏ thiện ý trong Email.

-          Câu cú Email thường không giống với SMS. Trường hợp tư điện tử trong giao dịch đối tác hoặc mối quan hệ chưa thân mật, bạn nên cẩn trọng tránh viết tắt, những từ ngữ biểu cảm suồng sã. Đặc biệt phải viết bằng tiếng Việt có dấu.

-          Viết Email phải bảo đảm ngắn gọn và dễ hiểu.

-          Phản hồi cho mọi người có trong danh sách nhận Email(Reply All).

-          Gửi đúng người nhận.

3 mẫu Email thông dụng nhất hiện nay

Ngay sau đây, chuyên trang sẽ cung cấp 3 mẫu Email thông dụng nhất hiện nay, hãy tìm hiểu thôi nào:

Với Email lần đầu tiên gửi cho người khác

Chủ đề: “Về việc (nêu công việc cụ thể nhưng ngắn gọn)”.

Chào anh A,(ghi tên cụ thể, không nên Dear anh/chị).

Em là… tới từ(cơ quan hoặc đoàn thể tương ứng). Em có được Email của anh do chị B bên công ty D giới thiệu. Em viết Email này là để(nêu công việc cần thảo luận).

Về việc A,…

Về vấn đề B….

Tuy nhiên, một khúc mắc xảy ra là…

Cho nên, em đề xuất mình có thể….

Bước tiếp theo, mong anh gửi em…. Nếu có cần thêm bất cứ thông tin, anh cứ nói với em hoặc có gì gấp anh gọi trợ lý/em tại….

Mong rằng sớm nhận được phản hồi từ anh.

Cảm ơn anh,

(Tên)

Trả lời Email từ đối phương

Gửi anh D,

Cảm ơn Email của anh. Về những vấn đề anh đưa ra, em xin phản hồi như sau:

Về việc C,…

Về việc D,…

Để có thể tiến hành…, xin anh phản hồi giúp em những điểm như sau:

1. Câu hỏi

2. Câu hỏi

Khi nhận được thông tin trên từ anh, bước tiếp theo của em là…

Mong nhận được phản hồi của anh trước ngày … để có thể kịp tiến hành… đúng hạn.

Email này có cc chị B và bạn A tới từ phòng ban… để trả lời cho anh về vấn đề C nếu anh có thêm yêu cầu. Cảm ơn anh.

Thân gửi,

(Tên)

Trả lời Email theo dạng Follow-up

Gửi chị B,

Em là… ở bên(cơ quan hoặc đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email xin được Follow-up về vấn đề…

Em cần chị phản hồi về vấn đề… gửi cho em… để tiến hành… trước ngày xx/xx.

Email trước em cũng đã forward phía dưới để giúp chị tiện xem lại. File đính kèm trong email là giấy tờ I, Q, E.

Mong rằng nhận được phản hồi từ chị.

Cảm ơn chị,

(Tên)

Trước khi gửi bạn nên check list để dò lại Email

Dưới đây là một số vấn đề bạn cần thực hiện trước khi gửi:

Trước khi gửi bạn nên check list để dò lại Email

-          Email nêu ra hay đã giải quyết được vấn đề chính rõ ràng chưa?

-          Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu cụ thể cho bước tiếp theo?

-          Tên đã đúng chưa?

-          Còn thành viên nào trong cc nhưng chưa được giới thiệu?

-          File đính kèm đã đủ và đúng chưa?

-          Có lỗi chính tả không?

-          …

Theo Tapchidoanhnhan.org